Korzyści z wdrożenia
- zarządzanie zadaniami pracowników
- zarządzanie serwisem, zleceniami lub helpdesk
- zarządzanie ofertą produktową
- wsparcie dla ISO
- CRM i zarządzanie sprzedażą
Zarządzanie serwisem, zleceniami lub helpdesk
Program bs4 intranet wspiera funkcjonowanie działu helpdesk lub serwisu w firmie. W oparciu o moduł Zlecenia możecie Państwo zorganizować całą obsługę posprzedażną klientów.
Helpdesk
Pomoc telefoniczna i e-mailowa obecnym klientom to duże wyzwanie. Oprogramowanie bs4 intranet pozwala ewidencjonować wszystkie zapytania od klientów. Konsultant obsługujący klienta wprowadza informacje o sposobie załatwienia problemu klienta. Zlecenie wpisane do systemu przechodzi przez szereg zdefiniowanych etapów – program tworzy jego historię na którą mogą składać się e-maile, rozmowy telefoniczne oraz inne prace wykonywane przez helpdesk lub serwisantów. Można zdefiniować eskalację obsługi sprawy – jeśli problem pozostaje zbyt długo na określonym etapie, jest przekazywany do przełożonego lub system wysyła powiadomienia do odpowiednich osób w firmie.
Przyjmowanie zgłoszeń od klientów przyśpiesza moduł bs4 mail. Pozwala klasyfikować odbierane e-maile według zdefiniowanych reguł jako różnego rodzaju problemy i rozdzielać na pracowników działu helpdesk. Otrzymany e-mail może otwierać nowe zlecenie od klienta. Kolejne e-maile otrzymane od klienta w tej samej sprawie program potrafi automatycznie podpiąć do już otwartego zlecenia.
Program ułatwia odpowiadanie klientom przez e-mail przy pomocy zdefiniowanych szablonów. W treści e-maila system może umieszczać numer, opis sprawy, listę wszystkich otwartych zleceń związanych z klientem, informację na jakim etapie jest sprawa, kiedy będzie zamknięta itp.
Serwis
Program pozwala ewidencjonować zlecenia serwisowe gwarancyjne i pogwarancyjne. Serwisant przyjmując zgłoszenie wypełnia zdefiniowany przez administratora w programie formularz. Typowe pola formularza to opis usterki, rodzaj naprawy (gwarancyjna / pogwarancyjna), sposób dostarczenia produktu, produkt jakiego dotyczy zlecenie. Można zdefiniować inne pola specyficzne dla działalności firmy. Każde zlecenie serwisowe przechodzi przez zdefiniowane etapy (np. do rozpatrzenia, do naprawy, naprawione, do rozliczenia...). Osoby obsługujące zlecenie w firmie, rejestrują powiązane zdarzenia (np. zadzwoniono do klienta, przetestowano urządzenie itp.) oraz mogą zlecać zadania do wykonania. W historii zleceń serwisowych widoczna jest również korespondencja e-mailowa.
Program umożliwia wydruk pism z szablonu i wysyłanie e-maili związanych ze zleceniem serwisowym. Treść pisma lub e-maila może być budowana automatycznie i zawierać dane klienta, dane produktu oraz zawartość pól opisujących zlecenie. W ten sposób można drukować lub wysyłać do klientów potwierdzenie naprawy, decyzje odnośnie sposobu rozpatrzenia reklamacji itp.
Egzemplarze produktów
Dodatkowy moduł Egzemplarze produktów pozwala ewidencjonować w systemie każdy egzemplarz urządzenia lub innego produktu, jaki sprzedaliśmy klientowi. Zdefiniowana przez administratora kartoteka egzemplarza produktu pozwoli zbierać informacje takie jak numer seryjny, dostawcę, termin gwarancji u dostawcy i klienta, wersję i wyposażenie produktu. W historii egzemplarza można zapisywać zdarzenia takie jak ulepszenia produktu, przeglądy. Program pozwala otwierać zlecenia serwisowe powiązane z egzemplarzem produktu.
Otwierające zlecenie moża wpisywać przebieg (w kilometrach, godzinach, ilości skserowanych stron) urządzenia. Dzięki temu można później wyszukiwać urządzenia o szacowanym określonym przebiegu - co pozwala prowadzić działania marketingowe przypominając klientom np. o przeglądy gwarancyjnych..
Plany serwisowe
Program pozwala zdefiniować plany serwisowe, jakie oferujemy klientom. Każdy plan serwisowy ma przyporządkowany czas w jakim musimy zamykać zlecenia (np. serwisowe) składane przez klienta. Czas może być określony w dniach kalendarzowych lub nawet godzinach roboczych naszej firmy.
Plan serwisowy może być przyporządkowany do konkretnego egzemplarza produktów, modelu produktu, klienta i produktu lub klienta.
Umowy długoterminowe
Moduł pozwala definiować umowy długoterminowe, jakie mamy z klientami.
Definiowanie umowy polega na określeniu jakie produkty lub usługi cyklicznie (np. co miesiąc) fakturujemy klientowi. Fakturowane pozycje mogą mieć charakter zryczałtowanego abonamentu (ich cena jest stała i niezmienne) ale również mogą być obliczane dynamicznie na podstawie faktycznie wykonanych i zarejestrowanych w programie rozliczeń przez pracowników firmy. Program generując miesięczną fakturę klienta może zsumować ceny wszystkich wykonanych w miesiącu zleceń dla klienta lub czasu naszej pracy (np. usług prawnych, informatycznych).
Klient do faktury może otrzymać automatycznie wygenerowane zestawienie rozliczeń z programu bs4 intranet.
Inne zlecenia realizowane dla klientów
Program bs4 intranet może wspierać zarządzanie różnymi innymi zleceniami w firmie - np. na usługi reklamowe, usługi IT itp. Każde zlecenie przechodzi przez zdefiniowane w programie etapy. Na każdym etapie zleceniem mogą zajmować się inne osoby. Program rejestruje pełną historię każdego zlecenia. Jest to zgodne z wymaganiami <span>normy ISO./